Archivierung

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Die digitale Archivierung von Dokumenten spart 99% des Platzes im Vergleich zur herkömmlichen Ablage in Aktenordnern. In der Praxis werden digitale Dokumente auf firmeneigenen oder externen Servern gespeichert, hier ist die Speicherkapazität nahezu unbegrenzt. Das bedeutet dass alle Dokumente, die der Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren und darüber hinaus unterliegen, digital problemlos vorgehalten werden können.

Elektronische Archivierung steht allgemein für die Aufbewahrung von Informationen in elektronischer Form.

Ein spezieller Fall der elektronischen Archivierung ist die revisionssichere Archivierung handels- und steuerrechtlich relevanter Dokumente, für die besondere Anforderungen gelten, insbesondere die Unveränderbarkeit und langfristige Verfügbarkeit gemäß der geltenden Aufbewahrungsfristen.

Immer mehr Informationen entstehen digital und die Ausgabe als Papier ist nur noch eine mögliche Repräsentation des ursprünglichen elektronischen Dokuments. Durch den Einsatz elektronischer Signaturen erhalten elektronische Dokumente den gleichen Rechtscharakter wie ursprünglich manuell unterzeichnete Schriftstücke. Solche digitalen Dokumente existieren rechtskräftig nur noch in elektronischer Form.

Diese Entwicklungen zwingen inzwischen jedes Unternehmen, sich verstärkt mit dem Thema Elektronische Archivierung auseinanderzusetzen. Die Aufbewahrung, Erschließung und Bereitstellung von Information ist eine Voraussetzung für die Arbeitsfähigkeit moderner Unternehmen und Verwaltungen.

Für die elektronische Archivierung werden in der Regel spezielle Archivsysteme eingesetzt. Der Begriff Elektronische Archivierung fasst unterschiedliche Komponenten eines Enterprise-Content-Management-Systems zusammen.

Doch welche Features werden dabei benötigt und welche nicht? Welche Plattform ist zu empfehlen? Welche Systemarchitektur passt am besten in die eigene IT-Landschaft? Was für Schnittstellen müssen zu anderen System vorhanden sein? Bei der Auswahl einer Archivsoftware gilt es zahlreiche Fragen zu beantworten.